Audyt śledczy i zapobieganie nadużyciom
Gdy masz sygnał, że coś jest nie tak — ustalamy, co się wydarzyło, kto brał w tym udział i ile to kosztowało. Tak, by ustalenia obroniły się w postępowaniu.
Audyt śledczy różni się od zwykłego audytu jednym: od początku zakładamy, że ktoś mógł działać celowo i mógł zacierać ślady. Zmienia to sposób zbierania dowodów, kolejność czynności i to, kogo informujemy o prowadzonych pracach.
Pracujemy w dwóch trybach. Reaktywnie — gdy zdarzenie już nastąpiło i trzeba je wyjaśnić. Prewencyjnie — budując system, który nadużycia wykrywa wcześnie, zanim urosną do skali zagrażającej organizacji.
Dyskrecja jest częścią metody. Prace prowadzimy po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności. W sprawach wrażliwych ograniczamy krąg osób poinformowanych do niezbędnego minimum ustalonego ze zleceniodawcą — również wewnątrz organizacji.
Wyjaśnianie konkretnego zdarzenia
Typowe sprawy, w których jesteśmy angażowani.
Nadużycia w zamówieniach
Ustawianie postępowań pod wskazanego wykonawcę, dzielenie zamówień poniżej progów, zmowa oferentów, przyjmowanie korzyści, faktury za usługi niewykonane lub wykonane w mniejszym zakresie.
Konflikt interesów
Powiązania osobowe i kapitałowe między decydentem a kontrahentem, działalność konkurencyjna pracownika, zatrudnianie osób bliskich, korzyści osobiste z decyzji podejmowanych służbowo.
Wyprowadzanie środków i mienia
Fikcyjne umowy i faktury, zawyżanie kosztów, ubytki magazynowe, nieuprawnione zbycie majątku, nadużycia w rozliczaniu delegacji, paliwa i kart służbowych.
Manipulacje w sprawozdawczości
Przesuwanie przychodów i kosztów między okresami, ukrywanie zobowiązań, zawyżanie wskaźników projektowych, nierzetelne rozliczanie dotacji.
Wycieki informacji i danych
Ustalenie zakresu wycieku, źródła i sposobu pozyskania danych, analiza logów i śladów dostępu, ocena skutków dla organizacji i obowiązków wobec organu nadzorczego.
Postępowania wyjaśniające w sprawach pracowniczych
Zgłoszenia dotyczące mobbingu, dyskryminacji i niepożądanych zachowań — prowadzone niezależnie, z zachowaniem godności obu stron i standardu dowodowego, który obroni się przed sądem pracy.
Jak prowadzimy audyt śledczy
-
Ocena wstępna zgłoszenia
Ustalamy, czy sygnał ma podstawy faktyczne i jaka jest skala potencjalnego problemu. Określamy, co należy zabezpieczyć natychmiast, zanim ktokolwiek dowie się o wszczęciu postępowania.
-
Zabezpieczenie materiału dowodowego
Dane z systemów, korespondencja, dokumentacja papierowa, logi dostępu. Zabezpieczamy w sposób udokumentowany, z zachowaniem ciągłości nadzoru nad materiałem, tak by dowód zachował wartość w ewentualnym postępowaniu.
-
Analiza danych i wykrywanie anomalii
Testy na pełnej populacji: duplikaty, płatności do rachunków spoza rejestru, transakcje tuż poniżej progów akceptacji, operacje poza godzinami pracy, zbieżność danych kontrahenta z danymi pracownika, nietypowy rozkład wartości.
-
Ustalenia z rejestrów zewnętrznych
Weryfikacja kontrahentów w KRS, CEIDG, rejestrze beneficjentów rzeczywistych, wykazie podatników VAT, bazach orzeczeń i wpisów o niewypłacalności. Odtworzenie powiązań osobowych i kapitałowych.
-
Rozmowy wyjaśniające
Prowadzone w przemyślanej kolejności — najpierw świadkowie neutralni, potem osoby zaangażowane. Każda rozmowa protokołowana, z zachowaniem prawa do przedstawienia własnego stanowiska.
-
Raport z ustaleniami i wyceną szkody
Stan faktyczny oparty wyłącznie na dowodach, z jasnym rozdzieleniem faktów, poszlak i hipotez. Wycena szkody, ocena wykorzystanych luk kontrolnych oraz rekomendacje: prawne, organizacyjne i naprawcze.
-
Wsparcie po zakończeniu
Przygotowanie materiału pod zawiadomienie do organów ścigania lub powództwo, wsparcie przy postępowaniu dyscyplinarnym, zamknięcie luk kontrolnych, które umożliwiły zdarzenie.
System zapobiegania nadużyciom
Wykrycie nadużycia po fakcie zawsze kosztuje więcej niż jego uniemożliwienie. Budujemy rozwiązania, które podnoszą prawdopodobieństwo wykrycia — bo to ono, a nie wysokość sankcji, najsilniej odstrasza.
Ocena podatności na nadużycia
Przegląd procesów pod kątem trójkąta nadużycia: gdzie istnieje okazja, gdzie kontrola jest pozorna i gdzie jedna osoba kontroluje cały cykl operacji. Wynik to mapa obszarów wysokiego ryzyka z konkretnymi lukami.
Polityka antyfraudowa i kanał zgłoszeń
Dokumentacja, procedura postępowania ze zgłoszeniem, kanał przyjmowania sygnałów spełniający wymagania ustawy o ochronie sygnalistów, zasady ochrony zgłaszającego i rejestr zgłoszeń.
Testy ciągłe i czerwone flagi
Zestaw testów uruchamianych cyklicznie na danych transakcyjnych, wykrywających typowe wzorce nadużyć. Wdrażamy je tak, by mogły być prowadzone przez Twój zespół po naszym odejściu.
Masz sygnał, którego nie umiesz zweryfikować?
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i poufna. Powiemy, czy sprawa nadaje się do wyjaśnienia własnymi siłami, czy wymaga niezależnego audytu — i co należy zabezpieczyć natychmiast.
Napisz do nas